物流企業客服的行為規范
作為一名客服人員需要具備哪些素質呢?
1,良好的心理素質
2,較高的個人修養。
3,好的服務理念和職業觀
4,懂得服務和營銷
5,能夠設身處地的為客戶著想,有犧牲精神
6,在企業利益和客戶的利益起到沖突時,能夠冷靜并協調處理好相關事宜。
物流客服的工作一般比較繁瑣,查貨,查款,理賠,提貨訂單,業務咨詢,投訴建議等六個板塊。
在這六大板塊中,查貨,查款,理賠的比例較大。而在互聯網的今天,逐步開始了網上下訂單等業務的延續,所以我們的服務不僅僅只是局限于電話咨詢業務,在網絡的客戶服務群以及企業內部群,客戶手機微信端等我們必須開始學會受理。
如何受理這三方的業務版塊及溝通技巧呢?
1,電話受理
在接電話時,無論對方的語言是如何急躁或者氣氛,作為客服人員必須學會和不同的人進行轉換一下思維,讓客戶轉移一下注意力,緩解氣氛,可能更利于事情的協商和解決。接電話時無論對方的語氣多么強硬或者不耐煩,有時一句您好,對不起很容易讓對方的語氣變得平和。作為客服人員最忌諱的行為就是和客戶對罵或者爭吵,甚至是干脆直接掛掉客戶的電話或者把電話擱置一邊,讓客戶的問題無法解決。要么就是直接推卸:這不是我的責任,也不是我可以做的,你應該去找某某部或者某某網點或者某某負責人等,給客戶一種互相推諉滾雪球的感覺往往讓客戶很難接受。
客服人員與內部人員建立協調的關系,對外一致是合作的關系,這樣才能讓業務進行得更好。作為一名客服人員,言行舉止之間都要懂得冷靜,以良好的個人修養冷靜處理問題,及時把客戶希望解決和幫助的問題反饋給相關的部門,共同為客戶以最快的速度解決問題,杜絕發生不良現象。
2,企業內部群和客戶群
企業內部群是一個集體群
客服的工作態度好壞往往會給人一種積極或者消極的情緒,包括對于企業自身發展好與壞的觀念。作為一名客服人員,必須在對內部的企業群,對外的客戶群言行舉止間保持一致,不抱怨,不消極,以一種微笑向上積極的情緒面對客服中發生的不愉快的事情,盡可能給企業帶來正能量,所以鼓勵員工在企業內部群里同樣需要注重語言的表達和溝通能力。
客戶群
針對客戶在網上查貨或者查款方面的疑問,通過相關的系統查詢或者財務管理系統能夠確認貨的去向或貨款后及時回復客戶。有疑問的地方聯系查貨部,理賠部或者代收專員協助解決。盡可能的提高實效。當然對于客戶網上詢問時也需要用:您好,謝謝,再見,很高興為您服務或者我能幫助你嗎?注意禮貌用語的使用。受理手機微信客戶端的業務也如此。
客服的工作時間在一定時間內必須能夠保證電話交流,網絡受理等同時進行??蛻舻碾娫?分鐘之內必須接聽,網絡受理也是以最快速度回復,而不是客戶問:我的12345678單號的貨款為什么半個月了還沒有收到時,半天沒有一個人吭聲。
貨款在發貨15個日內為什么客戶收不到貨款?
1,查詢系統確認貨物正常到貨,查詢貨款已收時,查詢到具體提貨的相關信息(時間,)然后回復客戶具體哪天可以收到貨款,是因為節假日造成的還是其他因素,包括客戶的單號與賬號不符合無法正常入賬等一系列因素了了解并告訴其解決方案?;貜涂蛻?,讓客戶滿意。
2,貨出現損壞或者丟失時,里面出現索賠異常時則該如實告訴客戶,具體的理賠方案則是與理賠專員協商處理,客服起到溝通的效果。
3,對于業務咨詢和提貨訂單板塊,相當于企業營銷的窗口,所以我們必須熟悉公司運作的所有網點及其相關信息。當然對于哪些屬于沒有運輸權限,屬于特殊運輸產品類的業務需要進行衡量后才能回復客戶能否承接,具體費用如何?
對于客戶需要報價甚至上門提貨的產品,我們不僅僅需要了解客戶的相關訂單信息,具體聯系方式以及產品,我們還需要對產品具體發往的網點,提貨地址與總部的距離,與目的網點的距離,產品的性能,包裝以及是重炮貨還是輕拋貨,需要的車型等報價,報出合理的價格客戶接受,自己企業的業務也有利潤可圖。這就必須熟悉具體的業務方面的技巧。
客服部門主要包括:查貨部、客服部、理賠部
查貨部:主要負責貨物的查詢,跟蹤,包括貨損貨差證明,客服人員在接到客戶查貨的具體單號和事項時直接反饋到查貨專員,查貨專員協助其確認貨物去向最后又回復給客戶。在這其中,客服起到部門銜接的作用。
理賠部:出現貨損貨差在一定時間內需要理賠或者處理時,客戶咨詢具體賠款事宜時客戶部把相關信息反饋給理賠專員,由理賠專員和客戶協商后處理并完成。
客服專員:每天把客戶反映的問題,需要解決的問題還有部分存在的內部操作問題造成的投訴,建議等積極做一個記錄,直接交予相關部門處理并且快速解決難題。
以查貨部,客服部,理賠部三大部門之間組成的客服部,成員之間必須要學會實時溝通與協調,建立起一支好的團隊,那么就更利于企業的發展。